Imagina la siguiente situación. La empresa cuenta con un colaborador de antigüedad considerable que es el experto en realizar cierto proceso el cual no está documentado. De un día para otro recibe una oportunidad de irse a vivir al extranjero por lo cual presenta su renuncia y se retira.

La empresa decide contratar a otra persona para cubrir dicha vacante, pero al no haber dejado el proceso documentado, se complica continuar con la operación como se venía desarrollando previamente.

Esta es justamente una de las razones por la cual las empresas deben contar con políticas y procedimientos debidamente documentadas.

Las políticas y procedimientos son fundamentales en la organización. Estos documentos aseguran que se cumplan las normas y regulaciones, brindan orientación clara sobre como llevar a cabo diferentes tareas y simplifican los procesos internos.

Ahora, ¿Cuál es la diferencia entre políticas y procedimientos?

Las políticas son declaraciones escritas que establecen las reglas y pautas generales de una organización. Las políticas definen los estándares que se deben seguir en cada área, así como en lo que respecta a la ética, honestidad, seguridad, manejo de datos y toma de decisiones. En pocas palabras, las políticas definen las reglas del juego. Qué es puede y qué no se puede,

Los procedimientos son documentos detallados que describen los pasos específicos que deben seguirse para llevar a cabo una actividad o tarea en particular.

Adicionalmente, en dichos documentos se deben incluir actividades de control que aseguren el correcto funcionamiento de las políticas y procedimientos. Las actividades de control se definen como las acciones establecidas a través de políticas y procedimientos que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las instrucciones de la Dirección para mitigar los riesgos que pudieran impactar el cumplimiento de los objetivos de la organización

A manera de ejemplo y para que quede mejor entendido, cuando una persona maneja un fondo fijo o caja, una actividad de control que debería quedar documentada en la política y procedimiento es que su jefe inmediato debería realizar arqueos sorpresa semanales dejando evidencias suficientes para minimizar el riesgo de faltantes.

En pocas palabras, las políticas y procedimientos son esenciales para el buen funcionamiento de una organización al establecer reglas, proporcionar orientación y simplificar los procesos internos, lo que genera un ambiente de trabajo más eficiente y consistente.

Erick Martell | Director de Auditoria y Control Interno GP